私がAccessで会社の見積もりを、請求書を作っているのでAccessを紹介します。第2章

マイクロソフトAccess

前回は、見積書と請求書をAccessで作ろうと思った理由を記しました。

次はAccessを分析し、どのようにAccessを攻略したかを説明していきます。

これであなたも「Accessマスター」!かも

Accessは「テーブル」「クエリ」「フォーム」「レポート」を理解しないと始まらない

Accessは大きく上記の4つで構成されています。

それぞれを説明していきます。

テーブル

STIMULATE君
STIMULATE君

テーブルって何ですか!?

担当INSPIRE君
担当INSPIRE君

俺もそんなに詳しくないけど説明していくよ!

テーブルとは、簡単に言うと「情報を蓄積する場所」です。

テーブルに蓄積されているデータをもとにクエリで解析したり、それをフォームやレポートに出力して使用します。

例えば、顧客データや、商品データなどをフィールド名とすれば、そのフィールドの中に存在する1行のデータをレコードと呼びます。

私の目的は「請求書」を作ることなので、データは後で蓄積されていきます。

まずは、商品名と単価などを蓄積していきました。

この時はあまり主キーは重要ではありませんが、次の場合主キーが重要となってきます。

請求書を作った後に故人の名前、喪主の名前、請求書の内容などを保存する場所を作らなければなりません。

この時、Accessを教えてくれた別の会社の人が

別の会社の人
別の会社の人

同姓同名の人がいたら区別ができないから、日付を付けたほうがいいかもね。

例えば誕生日とか死亡日とか!

担当INSPIRE君
担当INSPIRE君

なるほど!

それが主キーなのね。

お葬式だと、「祭壇」「葬儀用品」はもちろん、料理や飲み物など様々な商品が取り扱われます。

一つのテーブルに保存すると後々、面倒になるかと思い、名前をひらがなで誕生日を〇〇-〇〇〇〇の表記に変え二つを合わせることで主キーを作りました。

クエリ

STIMULATE君
STIMULATE君

クエリって何ぞや!?

担当INSPIRE君
担当INSPIRE君

俺も詳しくないけどね!

クエリはAccessで一番重要で、覚えれば覚えるほど可能性が広がるらしいよ!

クエリは私の間隔では「計算するところ」「検索するところ」と思っています。

例えば、商品の[数量×単価]の計算、それを合計させる計算などです。

他にも、テーブルとテーブルを結合させ、その中から様々な検索をすることができます。

計算して表した結果や、検索して出てきた結果を追加クエリで、テーブルに保存したり、削除クエリを使い、検索した結果のみを削除するなど、できることはとても多くなります。

クエリのことがある程度理解できれば、Accessの半分は使いこなせると思います。

フォーム

STIMULATE君
STIMULATE君

フォームって何!?

覚えることが多すぎて・・

担当INSPIRE君
担当INSPIRE君

フォームは違う意味で頭を使うよ。

使う人への「やさしさ」が必要だね!

Accessを使おうと思えば、テーブルとクエリだけでも使用することができるのですが、私の目的は、「請求書を作り事務員がそれを操作する」ことが目的でした。

そうなると、最終的にお客の個人情報、使用した商品、数量などを入力し、Access内で計算させ、それを表示し印刷しなければなりません。

そこで、入力する画面が必要となってきます。

このフォームで必要な項目を入力する画面を作っていくのですが、入力画面を作ることも難しかったです。

人の心理的に、「どのような所に目が行くのか?」「どのような画面を準備するとどのような行動を起こすか」など、人の行動や心理を理解しなければなりませんでした。

そこで私は

担当INSPIRE君
担当INSPIRE君

とりあえず、お花や、料理の簡単な請求書を作ってみよう。

と思い立ち、比較的簡単なお葬式の時に注文されるお花の請求書と、49日・初盆などの法事で注文される請求書を作りました。

事務員
事務員

INSPIRE君スミマセン。

画面が消えました。

事務員2
事務員2

INSPIRE君スミマセン。

入力ミスをしたまま、次のページへ進んだら計算が合いません。

事務員3
事務員3

INSPIRE君スミマセン。

最後の計算して×で閉じちゃいました。

などの、様々な人の行動心理を読み解きながらファームを作ってきました。

ただ、進む戻るだけのボタンじゃダメなんだということがわかり、また一つ勉強になったと思っています。

さらに、フォームは検索結果を画面上に表示するときも役立ちますが、この操作は意外と簡単なので、やってみてください。

レポート

STIMULATE君
STIMULATE君

レポートとは何!?

担当INSPIRE君
担当INSPIRE君

レポートまで来ればAccessの一通りはわかっているはず!

後は努力するのみだ!

レポートは、印刷の設定をするところだと思っています。

クエリで計算・検索できた結果を紙に印刷したいときにレポートで細かく設定できます。

そして、もう一つ「マクロ」の存在

STIMULATE君
STIMULATE君

でた!

マクロ・・

VBAってコマンドっていうやつ入力しなきゃでしょ?

無理だよ・・

担当INSPIRE君
担当INSPIRE君

いやいや

確かに、コマンドを入力してマクロを操作することもできるけど、Accessのマクロはひとつづつ操作を指示できるんだ!

Accessを操作する際に、もう一つ悩ませるというかAccessを操作しようと思わせてくれない存在が「マクロ」です。

マクロと言えば、様々な操作をするにあたり必要なもので、例えばフォームから次のフォームへ進む場合、マクロが必要となりますし、印刷をする場合にもマクロの指示が必要となります。

さらにはもっと複雑なマクロの指示が必要となる場合もあります。

私も思ってました

担当INSPIRE君
担当INSPIRE君

あんなに複雑な単語の数々を並べることは俺には絶対できない!

だって英語苦手ですもん・・

そう思っていると、私にAccessの教えてくれた別の会社の人が

別の会社の人
別の会社の人

Accessのマクロはやってみるとどうにかなるよ。

確かにVBAができるに越したことはないけど、知らなくても何とかなるよ。

担当INSPIRE君
担当INSPIRE君

ま、マジッスカ!

ということで取り組んでみると・・

担当INSPIRE君
担当INSPIRE君

で、できたー!

できました。

できるものですね。

最初に、フォームからフォームへ進んだとき、一クリックで印刷ができた時など感動したものです。

今は「面倒くさい」の一言ですけど・・

Accessやってみるとできるものです。

Accessに尻込みしているあなた。

意外と、Accessはできるものですよ。

しかし、私の一番の失敗は「Accessで請求書を作ってみたものの、会社は便利になったが私にはその対価がなかった」ことです。

私は、自分の仕事が便利になり同僚が喜んでくれたり、事務処理がスムーズになることに喜びを感じていましたが、それではいけなかったのです。

せっかく勉強して、会社に貢献できたものを作ったのですから、作る前に「こういうソフトを作ったら会社はどうしてくれますか?」と交渉してから作ればよかったと感じました。

もし、Accessを勉強しようと思っているあなた。

まずは、その勉強と結果に会社が答えてくれるかどうか、確認してから取り組んだ方がいいですよ。

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